Vos données, nos engagements.

Qui fait quoi ?

Le club est responsable du traitement : il détermine quelles données il collecte et pourquoi. Fienix SRL (numéro d'entreprise BE 0743.386.323, 's Herenbaan 26, 2840 Rumst), qui propose Myclubly, est sous-traitant et ne traite ces données que pour le compte du club. Ce contrat s'applique tant que le club utilise Myclubly.

Quelles données ?

Des personnes qui utilisent l'espace de gestion : nom, adresse e-mail et droits. Des membres du comité et personnes de contact que le club affiche sur son site : nom, fonction, photo et coordonnées.

Des membres, parents et visiteurs qui remplissent un formulaire, s'inscrivent à une activité ou s'abonnent à la newsletter ou aux messages d'équipe : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et ce qu'ils indiquent eux-mêmes. Des joueurs dans les présences : nom, équipe, adresse e-mail et leurs inscriptions et désistements. Des buteurs, le nom, si le club l'active.

Le club ne demande pas de données sensibles via Myclubly, comme des données de santé.

À quoi servent-elles ?

Uniquement pour faire fonctionner Myclubly : afficher le site, recevoir les formulaires et inscriptions, envoyer les e-mails et newsletters, tenir les présences et publier sur Facebook et Instagram les messages que le club rédige lui-même. Nous n'utilisons pas les données pour nous-mêmes, ne les vendons pas et ne les utilisons pas à des fins publicitaires. Si le club demande quelque chose qui, selon nous, va à l'encontre du RGPD, nous le signalons immédiatement.

Qui y a accès ?

Uniquement les personnes qui travaillent sur Myclubly chez Fienix, et seulement lorsque c'est nécessaire, par exemple pour le support ou en cas de panne. Toute personne ayant accès est tenue au secret.

Comment les protégeons-nous ?

Dans la base de données, chaque club ne voit que ses propres données. Les connexions sont chiffrées, les données sont stockées de manière chiffrée et les mots de passe ne sont jamais conservés en clair. Le club détermine pour chaque utilisateur les modules qu'il peut gérer et retire un accès en un clic.

Sous-traitants ultérieurs

Pour une partie du travail, nous faisons appel à ces partenaires : Supabase (base de données, fichiers et file d'attente des e-mails ; serveurs à Francfort, Allemagne), Vercel (hébergement des sites ; serveurs à Francfort, Allemagne), Resend (envoi des e-mails ; serveurs dans l'UE), Anthropic (traduction de contenu et assistant d'aide dans l'espace de gestion, uniquement si le club les utilise) et Meta (uniquement si le club relie Facebook ou Instagram, pour publier ses messages).

Avec chaque sous-traitant ultérieur, des accords au moins aussi stricts que celui-ci s'appliquent. Lorsque des données sont transférées hors de l'Espace économique européen, cela se fait sur la base du cadre de protection des données UE-États-Unis ou des clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Si nous faisons appel à un nouveau sous-traitant ultérieur, nous en informons le club au moins 30 jours à l'avance. Si le club a une raison fondée de s'y opposer, nous cherchons ensemble une solution. À défaut, le club peut résilier.

Demandes des membres et des parents

Si quelqu'un demande au club de consulter, corriger ou supprimer ses données, le club peut généralement le faire lui-même dans l'espace de gestion. Sinon, nous l'aidons. Si une telle demande nous parvient directement, nous la transmettons au club.

Fuites de données

Si nous constatons une violation de données personnelles, nous en informons le club sans retard injustifié, au plus tard 48 heures après sa découverte. Nous communiquons ce que nous savons à ce moment : ce qui s'est passé, quelles données et combien de personnes sont concernées, et quelles mesures nous prenons. Le club décide s'il la notifie à l'Autorité de protection des données et aux personnes concernées. Nous l'aidons à le faire.

Assistance et contrôle

Nous fournissons au club les informations dont il a besoin pour démontrer le respect du RGPD et l'aidons pour une analyse d'impact relative à la protection des données si nécessaire. Le club peut faire réaliser un contrôle, moyennant un préavis d'au moins 30 jours, au maximum une fois par an (sauf après une fuite de données) et à ses frais.

Si le club arrête

Jusqu'à 30 jours après la fin, le club peut demander une exportation de ses données. Ensuite, nous supprimons les données, sauf si la loi nous oblige à les conserver plus longtemps. Les sauvegardes sont écrasées dans le délai de conservation habituel de notre hébergeur.

Responsabilité et droit applicable

Pour la responsabilité, les conditions d'utilisation s'appliquent. Ce contrat est régi par le droit belge. Des questions ? Écrivez-nous à info@myclubly.com.