Jullie gegevens, onze afspraken.

Wie doet wat?

De club is verwerkingsverantwoordelijke: zij bepaalt welke gegevens ze verzamelt en waarom. Fienix BV (ondernemingsnummer BE 0743.386.323, 's Herenbaan 26, 2840 Rumst), dat Myclubly aanbiedt, is verwerker en verwerkt die gegevens enkel in opdracht van de club. Deze overeenkomst geldt zolang de club Myclubly gebruikt.

Welke gegevens?

Van wie het beheer gebruikt: naam, e-mailadres en rechten. Van bestuursleden en contactpersonen die de club op haar site zet: naam, functie, foto en contactgegevens.

Van leden, ouders en bezoekers die een formulier invullen, zich inschrijven voor een activiteit of zich aanmelden voor de nieuwsbrief of ploegmeldingen: naam, e-mailadres, telefoonnummer en wat ze zelf invullen. Van spelers bij de aanwezigheden: naam, ploeg, e-mailadres en hun aan- en afmeldingen. Van scorende spelers de naam, als de club dat aanzet.

De club vraagt via Myclubly geen bijzondere gegevens, zoals gegevens over gezondheid.

Waarvoor gebruiken we ze?

Enkel om Myclubly te laten werken: de website tonen, formulieren en inschrijvingen ontvangen, mails en nieuwsbrieven versturen, aanwezigheden bijhouden en de berichten op Facebook en Instagram plaatsen die de club zelf maakt. We gebruiken de gegevens niet voor onszelf, verkopen ze niet en gebruiken ze niet voor reclame. Vraagt de club iets wat volgens ons tegen de GDPR ingaat, dan laten we dat meteen weten.

Wie heeft toegang?

Enkel wie bij Fienix aan Myclubly werkt, en enkel wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld voor support of bij een storing. Iedereen met toegang is tot geheimhouding verplicht.

Hoe beveiligen we ze?

Elke club ziet in de databank enkel haar eigen gegevens. Verbindingen zijn versleuteld, de gegevens staan versleuteld opgeslagen en wachtwoorden worden nooit leesbaar bewaard. De club bepaalt per gebruiker welke onderdelen die mag beheren, en trekt toegang in met één klik.

Subverwerkers

Voor een deel van het werk schakelen we deze partners in: Supabase (databank, bestanden en het versturen van mails in wachtrij; servers in Frankfurt, Duitsland), Vercel (hosting van de websites; servers in Frankfurt, Duitsland), Resend (versturen van e-mail; servers in de EU), Anthropic (vertalen van inhoud en de hulpassistent in het beheer, enkel wanneer de club die gebruikt) en Meta (enkel als de club Facebook of Instagram koppelt, om haar berichten te publiceren).

Met elke subverwerker gelden afspraken die minstens even streng zijn als deze. Gaan gegevens naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat op basis van het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Nemen we een nieuwe subverwerker in gebruik, dan laten we het de club minstens 30 dagen vooraf weten. Heeft de club een gegronde reden om bezwaar te maken, dan zoeken we samen een oplossing. Lukt dat niet, dan kan de club opzeggen.

Vragen van leden en ouders

Vraagt iemand de club om zijn gegevens in te kijken, te verbeteren of te wissen, dan kan de club dat meestal zelf in het beheer. Lukt dat niet, dan helpen we. Komt zo'n vraag rechtstreeks bij ons terecht, dan sturen we ze door naar de club.

Datalekken

Merken we een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens, dan laten we het de club zonder onnodige vertraging weten, uiterlijk 48 uur nadat we het ontdekten. We vertellen wat we op dat moment weten: wat er gebeurde, om welke gegevens en hoeveel personen het gaat en welke maatregelen we nemen. De club beslist of ze het meldt aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en aan de betrokkenen. Wij helpen daarbij.

Bijstand en controle

We geven de club de informatie die ze nodig heeft om aan te tonen dat de GDPR nageleefd wordt, en helpen bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling als die nodig is. De club mag een controle laten uitvoeren, na een aankondiging van minstens 30 dagen, hoogstens één keer per jaar (behalve na een datalek) en op eigen kosten.

Als de club stopt

Tot 30 dagen na het einde kan de club een export van haar gegevens vragen. Daarna wissen we de gegevens, tenzij de wet ons verplicht ze langer te bewaren. Back-ups worden binnen de gewone bewaartermijn van onze hostingpartner overschreven.

Aansprakelijkheid en toepasselijk recht

Voor de aansprakelijkheid gelden de gebruiksvoorwaarden. Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Vragen? Mail ons op info@myclubly.com.